電子數(shù)據(jù)互換(electronic data interchange,EDI)亦稱電子數(shù)據(jù)交換，是一種綜合了計算機應用、通信和現(xiàn)代管理技術的電子化貿(mào)易手段。

EDI系統(tǒng)按照其功能劃分由四部分組成，如圖1所示。電文生成及處理是將來自用戶的或其它信息系統(tǒng)的命令及信息，按EDI標準方式產(chǎn)生EDI電文?；驅⑵渌麰DI系統(tǒng)轉來的EDI電文按其不同類型的要求進行處理，以適應本地其它信息系統(tǒng)文件處理要求，格式轉換是對發(fā)送的EDI電文按EDI要求作結構化處理，包括語法上的壓縮、嵌套、代碼轉換以及EDI語法控制等，或對接收的結構化的EDI電文作非結構化處理，以便本地內(nèi)部的信息管理作進一步處理。通信模塊是EDI應用系統(tǒng)與EDI通信網(wǎng)路的接口，執(zhí)行呼叫、自動簽發(fā)、地址轉換、錯誤糾正和記錄傳送等，在接收EDI用戶電文后，進行審查和確認。接口模塊是EDI系統(tǒng)和用戶的接口，或和本地的其它信息管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫的接口。

為使通信各方數(shù)據(jù)交換有統(tǒng)一的標準數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式，使EDI能發(fā)展成為一種全球通用的商業(yè)工具，需要制定國際標準。CCITT建議擴充X.400電子郵件系統(tǒng)支持EDI通信，其國際標準構成為：①采用存儲轉發(fā)技術來交換滿足EDI標準的商業(yè)數(shù)據(jù)。同時對X.400標準進行擴充，以容納與協(xié)議中服務元素兼容的信息類型。②設計類似于個人間信函系統(tǒng)(IPMS)(見電子信箱)的EDI電文通信系統(tǒng)(EDIMS)。EDI對消息傳送系統(tǒng)(MTS)的使用類似于IPMS。EDIMS中也將具有 EDI用戶代理(EDI-UA)和EDI電文存儲(EDI-MS)，即保持IPMS的體系結構。③設計類似于消息處理系統(tǒng)中的P2協(xié)議，用于EDI-UA之間。同時提供保存EDI交換所需基本屬性的服務元素。④每份EDI電文至多包含一個EDI交換，且被保存在電文體部的第一段，體部的其余段可用于保存有關的附加信息。

4.1 迅速準確在國際、國內(nèi)貿(mào)易活動中使用EDI業(yè)務，以電子文件交換取代了傳統(tǒng)的紙面貿(mào)易文件(如定單、發(fā)貨票、發(fā)票)雙方使用統(tǒng)一的國際標準格式編制文件資料，利用電子方式將貿(mào)易資料準確迅速的由一方傳遞到另一方，是發(fā)達國家普遍采用的“無紙貿(mào)易手段”，也是世貿(mào)組織成員國將來必須使用和推廣的標準貿(mào)易方式。4.2 方便高效采用EDI業(yè)務可以將原材料采購與生產(chǎn)制造、訂貨與庫存、市場需求與銷售，以及金融、保險、運輸、海關等業(yè)務有機的結合起來，集先進技術與科學管理為一體，極大的提高了工作效率，為實現(xiàn)“金關”工程奠定了基礎。安全可靠在EDI系統(tǒng)中每個環(huán)節(jié)都建立了責任的概念，每個環(huán)節(jié)上信息的出入都有明確的簽收、證實的要求，以便于為責任的審計、跟蹤、檢測提供可靠的保證。在EDI的安全保密系統(tǒng)中廣泛應用了密碼加密技術，以提供防止流量分析、防假冒、防否認等安全服務。減少了許多重復勞動，提高了工作效率。如果沒有EDI系統(tǒng)，即使是高度計算機化的公司，也需要經(jīng)常將外來的資料重新輸入本公司的電腦。調(diào)查表明，從一部電腦輸出的資料有多達70%的數(shù)據(jù)需要再輸入其他的電腦，既費時又容易出錯。 EDI使貿(mào)易雙方能夠以更迅速有效的方式進行貿(mào)易，大大簡化了訂貨或存貨的過程，使雙方能及時地充分利用各自的人力和物力資源。美國DEC公司應用了EDI后，使存貨期由5天縮短為3天，每筆訂單費用從125美.通過EDI可以改善貿(mào)易雙方的關系，廠商可以準確地估計日后商品的尋求量，貨運代理商可以簡化大量的出口文書工作，商戶可以提高存貨的效率，大大提高他們的競爭能力。4.3 降低成本EDI系統(tǒng)規(guī)范了信息處理程序，信息傳遞過程中無須人工干預，在提高了信息可靠性的同時，大大降低成本。香港對EDI的效益做過統(tǒng)計，使用EDI可提高商業(yè)文件傳送速度81%，降低文件成本44%，減少錯漏造成的商業(yè)損失41%，降低文件處理成本38%。降低了紙張的消費。根據(jù)聯(lián)合國組織的一次調(diào)查，進行一次進出口貿(mào)易，雙方約需交換近200份文件和表格，其紙張、行文、打印及差錯可能引起的總開銷等大約為貨物價格的7%。據(jù)統(tǒng)計，美國通用汽車公司采用EDI后，每生產(chǎn)一輛汽車可節(jié)約成本250美元，按每年生成500萬輛計算，可以產(chǎn)生12.5億美元的經(jīng)濟效益。4.4 區(qū)別信箱EDI技術是電子信箱技術的自然發(fā)展，電子信箱的應用和發(fā)展大大提高了人們的辦公效率，將它應用于商業(yè)事務的愿望促進了EDI技術的發(fā)展。EDI和電子信箱之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。從通信的角度來說，EDI和電子信箱是相似的，但是它們也有比較明顯的區(qū)別。例如電子信箱是通過交換網(wǎng)絡將人與人聯(lián)系起來，使人和人之間可以通過交換網(wǎng)絡快速準確地交換信息，而EDI則是通過交換網(wǎng)絡將兩個計算機系統(tǒng)聯(lián)系起來，例如將服裝進出口公司的電腦系統(tǒng)與海關的電腦系統(tǒng)聯(lián)系起來，以此簡化報關手續(xù)。所以說，EDI是計算機之間通過交換網(wǎng)絡傳遞商務信息。此外，電子信箱與EDI的另一大不同是，電子信箱存儲和傳遞的信息是用戶(人)之間的信息，這種信息只要人能讀懂即可，不要求有一定格式(當然，你使用電子郵箱時最好給信件加上前面的稱呼和后面的祝詞，否則，對方可能就會有意見了)。而EDI通信不一樣，EDI通信的雙方是計算機，說本質一點，是計算機上的軟件。軟件可沒人那么聰明，什么格式都能看懂，軟件之間的通信需要格式化信息內(nèi)容，況且，EDI通信內(nèi)容主要是貿(mào)易中的文件和報表，使格式化信息成為可能，這是EDI與電子郵箱的另一不同。舉一個例子，電子信箱傳遞的是普通的信件，EDI傳遞的是文件、表格，但是無論傳遞的是何種內(nèi)容的信息都要將這些待傳遞的內(nèi)容裝入信封，寫上收信人地址，貼足郵票，丟入郵筒。也就是說通信的過程是一樣的。EDI不是用戶間的簡單的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，EDI用戶需要按照國際通用的消息格式發(fā)送消息，接收方也需要按照國際統(tǒng)一規(guī)定的語法規(guī)則，對消息進行處理，并引起其他相關系統(tǒng)的EDI綜合處理，整個過程都是自動完成，不需要人工的干預，減少了差錯，提高了效率。例如，有一個工廠采用了EDI系統(tǒng)，它通過計算機通信網(wǎng)絡接收到來自用戶的一筆EDI方式的訂貨單，工廠的EDI系統(tǒng)隨即檢查訂貨單是否符合要求和工廠是否接收訂貨，然后向用戶回送確認信息。工廠的EDI系統(tǒng)根據(jù)訂貨單的要求檢查庫存，如果需要則向相關的零部件和配套設備廠商發(fā)出EDI訂貨單;向鐵路、海運、航空等部門預訂車輛、艙位和集裝箱;以EDI方式與保險公司和海關聯(lián)系，申請保險手續(xù)和辦理出口手續(xù);向用戶開EDI發(fā)票;同銀行以EDI方式結算帳目等。從訂貨、庫存檢查與零部件訂貨，辦理相關手續(xù)及簽發(fā)發(fā)貨票等全部過程都由計算機自動完成，既快速又準確。